I dagens DN kan man få tips om hur man får koll på sin privatekonomi inför den stundande lågkonjunkturen. Det ligger lite i tiden och jag har själv ägnat några dagar åt blandat ekonomijobb inför stundande årsbokslut i bolaget Familjen. När det gäller uppföljning av min och vår gemensamma ekonomi så har jag hög ambitionsnivå, dock mycket begränsat med strul-tålamod och med en energi som kommer stötvis. Inte helt optimalt och lätt att bli besviken med andra ord.
För att inte hamna i bankrutt eller behöva lägga alltför mycket fokus på att ha en löpande likviditetsbudget har vi en bra basrutin som säkrar upp att det alltid finns pengar när det ska på rätt konto. Jag tycker också det är befogat då många utbetalningar är höga och fördelar sig ojämnt över året (tenderar att komma samtidigt). Dessutom finns stora osäkerhetsfaktorer att ta hänsyn till, allt ifrån att en väsentlig del av min lön är provisionsbaserad, till att har vi helt rörlig ränta som gör att våra räntekostnader kan hoppa upp och ner med flera tusen kronor från månad till månad.
Vi har löst det genom att ha ganska många konton som var och ett har sitt syfte. Vi har båda automatiska överföringar från våra lönekonton till de gemensamma kontona, lika mycket varje månad för varje person. Oavsett om det är vinter eller sommar, hög eller låg ränta. Dessa överföringar är högt satta, klart krävande, för att vi ska vänja oss vid en levnadsstandard som håller över en tioårscykel… typ. Jag skulle säga att det är best practice och något jag verkligen kan rekommendera för att slippa magsår och onödiga diskussioner.
Som bonus nu så slipper vi ha insyn i varandras privatekonomi, en tydlig gräns mellan privat och gemensamma förehavanden. Det som är bestämt är bestämt så det är heller inget snack runt ekonomin. Eller ja, bara när den glade kocken gör för mycket utsvävningar på mataffären, men det är ingen större katastrof egentligen…
(En liten passning till alla ekonomiutbildade är att jag kallat det mesta för kostnader, egentligen är det väl en mix av kostnader och utbetalningar)

Nu när basrutinen med fungerande konton är på plats så har vi en utökad rutin som är mer nice to have. Det är främst för att kontrolltrollet i mig gillar att följa upp, jämföra och ha exakt koll eftersom pengar har en tendens att gå upp i rök. Sedan några år använder vi en halvmanuell excel-mall som hjälper oss att följa upp mer precis vad vi konsumerar, främst händelserna på konsumtionskontot. Den mallen har nu lappats, lagats och utökats allteftersom vår privatekonomi har utökats med fler och fler konton, aktiviteter och händelser.
När jag satte mig för att sammanställa 2012 insåg jag att det är dags att göra total refaktorering av mallen. Den vi har är på tok för komplicerad, korrupt, innehåller för mycket felkällor och har ingen inbygd verifiering så det kan egentligen vara hur fel som helst. Den är utbyggd, lappad och lagad av oss båda i omgångar så det har varit omöjligt för mig att fatta hur Hampus (a. k. a. dataingenjören) regler funkar och tvärt om.
Därför har jag nu byggt en sprillans ny mall för nästa år. Skillnaden den här gången är att jag har gjort alla formler själv så jag tror att jag också kommer kunna underhålla den, istället för som idag, fått ropa in Hampus varje gång någon regel blir knas. Jag skinande stolt över min insats och därför vill jag pusha lite för att alla ska göra en likadan.
Eftersom mallen kommer ha sin premiär först en bit in på 2013 så har jag hittat på lite exempel för att testa och illustrera funktionerna.
Mallen är alltså gjord i excel och består av tre flikar
1. Data, här klipper man in in alla kontons kontohändelser genom att exportera dem från internetbanken plus gör själva hästjobbet med att kategorisera upp alla kontohändelser för att de ska beräknas korrekt.
2. Beräkningar, innehåller magiska formler som summerar och räknar ut allt jag vill veta. Här ska man inte göra något annat än skriva in ingående saldo på kontona första januari och därefter endast titta.
3. Kategorier, innehåller bara referenser till datafliken och ska som regel inte ska uppdateras
DATAFLIKEN
Nytt för nu är att alla kontohändelser klipps in i samma datafil. Tidigare har vi haft en för varje konto. Det var inte så bra när man gör femtioelva överföringar mellan kontona för det är som gjort för att bli fel. Kontohändelserna hämtas som sagt från Internetbanken och beroende på hur ofta man gör jobbet så är det noll eller hundratals händelser som klipps in varje gång. Mitt mål inför nästa år är att göra detta månadsvis istället för typ tre gånger per år som nu. Man glömmer snabbt vad man köpt och det är ganska trist att försöka lista ut vad gamla otydliga kontohändelser är för något.

Allt eftersom man fyller i ”Konto” och ”Kategori” så uppdateras Beräkningsfliken automatiskt.
BERÄKNINGSFLIKEN
Här får man bara fylla i en grej, det är ingående värde för respektive konto i början av året. I övrigt är det förbud att ändra något. Det blir helt fel om man exempelvis börjar byta namn på konton och kategorier.

På kanten så har jag definierat två typer av grafer ifall jag kommer vilja använda dem framöver. De ser helknasiga ut än så länge när jag bara har exempelsiffror för en månad att räkna på. Dessa kommer också uppdateras automatiskt allt eftersom siffror kommer in.

Här kommer några formler (se bokstäver i bilden ett steg upp)
A) ”Alla händelser inom kategorin som är större eller lika med första januari 2013 och mindre än första januari 2014”.
=SUMMA.OMF(Data!$F$2:$F$4939;Data!$I$2:$I$4939;$A2;Data!$A$2:$A$4939;”>=”&D$1;Data!$A$2:$A$4939;”<”&P$1)*-1

B) ”Alla händelser inom kategorin som är större eller lika med första januari 2013 och mindre än första februari 2013”.
=SUMMA.OMF(Data!$F$2:$F$4939;Data!$I$2:$I$4939;$A2;Data!$A$2:$A$4939;”>=”&D$1;Data!$A$2:$A$4939;”<”&E$1)*-1

C) ”Summera alla händelser oavsett kategori som är större än eller lika med första januari 2013 och mindre än första januari 2014”
=SUMMA.OMF(Data!$F$2:$F$4939;Data!$A$2:$A$4939;”>=”&D$1;Data!$A$2:$A$4939;”<”&P$1)*-1
D) ”Kontrollera om det är någon skillnad mellan C) och alla delsummor
=B30–B5–B9–B19–B26–B28

Tips!
Genom att ha dollartecken med i formlerna enligt exemplen så låser man väsentliga regler och kan dra ut formeln för att det ska bli rätt över alla kategorier och alla tidsperioder.
KATEGORIFLIKEN
Anspråkslös flik som bara innehåller två listor av giltiga val som kommer upp som drop-downs i datafliken.
Vidare har jag inte ”hårdkodat” några kategorier i beräkningsfliken utan hämtar namnen härifrån för att undvika framtida problem när man börjar uppdatera kategorierna.
Om man vill uppdatera ett eller flera val så görs det i kategorifliken, då slår det igenom på drop-downs. Dock måste man manuellt uppdatera redan gjorda kategoriseringar i datafliken.

Instruktioner för att definiera en lista:

Jag kanske ska avrunda med att säga att jag tycker att excel är grymt, jag använder det till allt möjligt, både privat och på jobbet. Det mesta lär man sig genom att hålla på och göra fel, fast man blir galen. Visst, det har underlättat att vara gift med en mjukvaruutvecklare som är hundra gånger bättre på tålamod, felsökning och på att söka information (på internet). Men jag kan trösta alla med att man lär sig snabbare än vad man tror.
Hoppas någon fått lite nya tips idag! (om inte annat kommer jag kunna hitta igen mina egna instruktioner om ett halvår när allt är glömt…)